哈工大(威海)主办(承办)国际学术会议、研讨会管理办法_规章制度_规章制度_哈尔滨工业大学(威海)教务处
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哈工大(威海)主办(承办)国际学术会议、研讨会管理办法
发表日期:2011年7月27日 有2617位读者读过此文

 

随着学校开放式、国际化进程的推进,学校各院(系)承办国际会议呈现快速发展的态势。在此形势下,为更好地规范学校召开国际会议的管理工作,根据国防科工委组织召开国际会议的相关管理规定,结合学校实际情况,制定如下办法:
       一、适用范围
       此管理办法适用于哈尔滨工业大学(威海)主办、相关院(系)承办的国际学术会议、研讨会。根据我国国际会议推展协会定义,国际学术会议应:
       1.与会人数需达50人以上
       2.外国与会人数需占与会人数20%以上
       3.参会国家(含主办国)至少在两国以上
       二、申报审批程序
       1.拟申办国际会议的单位须提交申请报告,内容包括:会议背景、申办必要性、主办(协办)单位名称,大会发起人或主席个人简历,拟举办时间、会期、规模(包括内外宾人数),论文能否被SCI,EI,ISTP等检索源收录,经费金额、来源(是否需要学校资助或申请其他基金)等。由学校国际合作处上报主管领导进行审批。
       2.申报时间:参会人数为100人以上,提前12个月申报
                             参会人数为100人以下50人以上,提前8个月申报
                             参会人数为50人以下,提前4个月申报
       3.根据国家规定,召开国际会议须向上级主管部门上报。学校主管领导批准在学校主办国际会议后,由国际合作处根据相关规定向上级有关部门上报请示。请示内容“包括申办、承办和举办国际会议的必要性,主办单位及协办单位名称,会议议题和主要内容,举办时间、会期、地点(城市)与会人员范围、总数及外宾人数,是否邀请党和国际领导人以及外国政要或前政要出席会议(如邀请,须注明另行报批),经费来源,相关涉台和其他敏感问题及对策,有关国际组织情况等,并附上有关背景材料。”申请承办国际会议的院(系)必须在会议召开前至少4个月将上述材料及填写好的“申办国际会议申请卡”提交国际合作处。
       4.会议结束后,承办单位须提交会议总结报告,实际参会人员名单,会议论文集以及会议期间行程的一些重要资料,图片、音像资料,上报学校及国防科工委。
       三、国际会议相关组织(供参考,可根据实际情况制定)
       院(系)获批承办国际会议后视情况成立国际会议组织委员会、秘书处等,负责协调举办国际会议的各项具体事宜。
       指导委员会(Advisory Board):一般由校领导及相关机构负责人担当,为会议筹备工作进行指导。
       组织委员会即筹备委员会(Organizing Committee):筹备委员会负责决定政策原则,而后交执行委员会执行,并负监督之责。
       执行委员会(Executive Committee):执行委员会主任委员(大会主席)必须负责:
       1.筹备进度控制;
       2.决定筹备会议议程;
       3.召开筹备会议;
       4.定期向筹备委员会提出进度报告;
       5.召开执行委员会议;
       6.协调各项工作;
       7.控制预算
       大会秘书处:负责具体实施执行委员会决定的与会议筹备相关的一切事宜,主要工作内容:
       1.与筹委会、执行委员会成员、参会者联系沟通
       2.会议宣传(包括宣传材料、网站建设等)
       3.接收论文摘要、全文等
       4.会场布置
       5.会议注册
       6.安排参会人员的住宿、餐饮、旅游等
       7.财务收支
       科学顾问委员会或技术委员会(Scientific Advisory Committee or Technical Committee):负责保证会议的学术水平,委员必须审阅论文来稿并挑选学术水平高的论文收入会议论文集,原则上科学顾问审阅论文不支付审稿费。
       四、经费
       原则上国际会议的经费来源以会议注册费为主,所收注册费与支出项目应能够达到收支平衡,学校鼓励通过主办国际会议为学校创收。
       五、承办院(系)职责
       1.承办院(系)是学校主办国际会议的主要负责单位,负责联系会议前期联系、筹备等具体工作。
       2.院(系)指定一名院长或副院长负责会议筹备工作,成立会议筹备秘书处,秘书应包括相关教师、国际合作处、科技处及其他相关部门人员。
       六、邀请
       1.会议组委会以大会主席或组委会主席名义发邀请函,使用会议专用文头纸或校文头纸打印,大会主席签名(可使用电子签名);
       2.以承办院(系)领导或校国际合作处名义发邀请函,校文头纸打印,院(系)领导或国际合作处处长签名。
       3.根据有关规定,邀请台湾地区人员参会须经上级部门审批,获批后方可办理邀请事宜。如有台湾地区人员参会,需提供下列信息,姓名、性别、出生日期、工作单位、职务/职称、工作简历、是否参加任何党派、是否担任公职。国际合作处行文上报国防科工委,科技部,国务院台办等相关部门审查批复后方可邀请其参会。上述材料应至少提前3个月上报。
       为保证学校主办国际会议的顺利召开,请各院(系)遵守上述管理办法,其他相关事宜可咨询国际合作处。



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