各学院：
根据山东省教育厅建立学生学籍档案的要求，为完善新生学籍信息，我校在读本科生均需建立学籍档案，由学生本人填写《哈尔滨工业大学（威海）本科生学籍档案卡》，学生毕业后，加盖学院和学校学籍用章，一份装入学生档案，一份交教务处统一在学校档案部门存档。
具体工作如下：
一、2022届毕业生籍档案卡的填写工作，填写要求如下：
1.本表一式两份,学生填表时一律用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写，字迹须清楚，情况要真实、详细。各项均应填写，如没有这种情况即写“无”。
2.《哈尔滨工业大学（威海）本科生学籍档案卡》一式两份，由学院指定专人负责保存；若学生发生转专业、降级等学籍异动，学籍档案卡随学生档案一同转移至相关学院相应班级保存。
3.请学院相关工作人员及时认真填写《哈尔滨工业大学（威海）本科生学籍档案卡》中的“在校学籍情况”。
二、2022届毕业生籍档案卡归档工作，归档要求如下：
1.请学院相关工作人员根据学籍档案卡归档要求（附件一）表1归档要求，以班级为单位制作表2归档封面，并统一填写表3学籍档案卡移交记录单。
2.根据《山东省教育厅关于做好普通高等学校2020级新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知》要求需统一加盖学院和教务处公章，学院公章盖于左上角，教务处公章盖于右下角。
3.学院统一于左上角加盖好学院公章后，请学院相关工作人员于6月14日前将相关负责人签字并加盖学院公章的归档封面、学籍档案卡移交记录单与每生2份的学籍档案卡提交至主楼337室并统一加盖教务处公章。
4.学生毕业后，学籍档案卡一份装入学生档案，一份交教务处统一在学校档案部门存档。退学学生的学籍档案卡请随退学时学生所在班级一起整理归档。
工作负责人：胡老师、王老师 电话：5687633
教务处
2022年5月12日
附件二 ：山东省教育厅关于做好普通高等学校2020级新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知（鲁教学函[2020]14号）.pdf
